E-Rechnungspflicht 2027: Was mittelständische Unternehmen jetzt tun müssen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Eine PDF-Rechnung per E-Mail reicht dann nicht mehr. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit Januar 2025.

Für die meisten mittelständischen Unternehmen bleiben damit nur noch wenige Wochen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was genau gilt, was das neue BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 klarstellt und wie Sie die Umstellung mit einer Checkliste in acht Schritten bis Januar schaffen.

Die Fristen auf einen Blick

Zeitpunkt	Was gilt	Wer ist betroffen
seit 1. Januar 2025	E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür zunächst aus.	alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer
2025 und 2026	Übergangszeit: Papier- und PDF-Rechnungen sind beim Ausstellen noch erlaubt.	alle Unternehmen
ab 1. Januar 2027	E-Rechnungen ausstellen	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026
ab 1. Januar 2028	E-Rechnungen ausstellen	alle Unternehmen

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das Buchhaltungs- und ERP-Systeme automatisch auslesen können. In Deutschland sind das vor allem:

• XRechnung: eine reine XML-Datei, für Menschen ohne Viewer nicht lesbar
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL): eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, also für Mensch und Maschine lesbar

Eine normale PDF-Rechnung, ein Scan oder ein Foto sind keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt werden. Sie gelten künftig als „sonstige Rechnung“ und sind nach Ablauf der Übergangsfrist nur noch in Ausnahmefällen zulässig.

Wer muss ab 2027 umstellen?

Maßgeblich ist Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026. Liegt er über 800.000 €, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Für ein Unternehmen mit 1 bis 10 Mio. € Umsatz heißt das: Die Pflicht greift fast immer schon 2027 und nicht erst 2028.

Ausgenommen sind unter anderem:

• Rechnungen an Privatpersonen
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrausweise
• Rechnungen von Kleinunternehmern (empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem)

Was das neue BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 klarstellt

Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ein drittes Anwendungsschreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Für mittelständische Unternehmen sind vor allem diese Punkte wichtig:

• Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und eine eindeutige Leistungsbeschreibung müssen in den maschinenlesbaren Daten stehen. Detailnachweise dürfen als Anhang mitgeschickt werden.
• Nicht jeder technische Fehler macht die Rechnung ungültig: Entscheidend ist, dass das Format stimmt und die Pflichtangaben vollständig und richtig sind.
• Korrekturen nur als E-Rechnung: Eine fehlerhafte E-Rechnung muss wieder als E-Rechnung berichtigt werden.
• Rabatte und Boni: Ein Verweis auf eine schriftliche Rabattvereinbarung reicht, wenn Sie die Unterlagen kurzfristig vorlegen können.
• Anzahlungen und Abschläge: Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der Pflicht erstellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung ausgestellt werden.
• Bauleistungen: Bis auf Weiteres reicht es, Gewerke und Summen strukturiert anzugeben, wenn das Leistungsverzeichnis als Anhang beiliegt.

E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den früheren BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet – auch nicht beim Vorsteuerabzug Ihrer Kunden.

Checkliste: In acht Schritten zur E-Rechnung bis Januar 2027

1. Umsatz 2026 prüfen

Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 voraussichtlich über 800.000 €? Dann gilt die Pflicht für Sie ab dem 1. Januar 2027.

2. Rechnungsprogramm prüfen

Kann Ihre Software oder Ihr ERP-System Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Viele Programme beherrschen das bereits, oft muss die Funktion nur aktiviert oder ein Update eingespielt werden. Word- und Excel-Vorlagen reichen nicht mehr aus.

3. Stammdaten vervollständigen

Für jeden Geschäftskunden brauchen Sie eine Adresse für den Rechnungsempfang, bei öffentlichen Auftraggebern zusätzlich die Leitweg-ID. Fragen Sie diese Angaben jetzt aktiv ab.

4. Leistungsbeschreibungen schärfen

Artikel- und Leistungstexte müssen im strukturierten Teil eindeutig sein. Allgemeine Angaben wie „Beratung lt. Angebot“ reichen oft nicht.

5. Testrechnungen verschicken

Schicken Sie im Dezember Ihren wichtigsten Kunden eine Testrechnung und klären Sie, ob sie ankommt und verarbeitet werden kann.

6. Rechnungseingang organisieren

Legen Sie ein zentrales Postfach für Eingangsrechnungen fest und sorgen Sie dafür, dass XML-Dateien lesbar angezeigt, geprüft, freigegeben und in die Buchhaltung übernommen werden. Ein Viewer im Mailprogramm ist keine Dauerlösung.

7. Archivierung klären

E-Rechnungen müssen im Originalformat, also inklusive XML, unveränderbar aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. Ein Ausdruck oder ein reines PDF genügt nicht.

8. Korrekturen und Gutschriften festlegen

Bestimmen Sie, wer fehlerhafte Rechnungen korrigiert und wie Gutschriften ablaufen. Berichtigungen müssen ebenfalls als E-Rechnung erfolgen.

Typische Fehler bei der Umstellung

• Zu spät anfangen: Softwareanbieter und Steuerkanzleien sind zum Jahresende stark ausgelastet.
• Nur an den Ausgang denken: Der Rechnungseingang betrifft Sie schon heute und verursacht oft mehr Aufwand als der Ausgang.
• PDF für E-Rechnung halten: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung.
• XML-Dateien ausdrucken und abheften: Maßgeblich ist die elektronische Originaldatei.
• Die Chance verschenken: Wer nur das Format umstellt, aber weiter manuell prüft und abtippt, hat den Aufwand ohne den Nutzen.

Die E-Rechnung als Chance für Ihre Buchhaltung

Richtig eingeführt, spart die E-Rechnung Zeit. Eingangsrechnungen werden automatisch ausgelesen, geprüft und gebucht. Ihre Zahlen liegen schneller vor, und die BWA kommt nicht erst Monate später. Die E-Rechnung ist damit ein guter Anlass, die gesamte Belegverarbeitung zu digitalisieren.

So unterstützen wir Sie

Bei Hey Unkelbach Financial Services starten wir jedes Mandat mit einer digitalen Belegverarbeitung. Die E-Rechnung ist dabei fester Bestandteil. Wir unterstützen Sie bei:

• E-Rechnungs-Check: Wo stehen Sie bei Eingang, Ausgang und Archivierung, und was ist bis Januar zu tun? Zum Festpreis von 990 € netto, bei Folgeauftrag angerechnet.
• Prozess und Software: Wir richten den digitalen Rechnungseingang mit Prüfung und Freigabe ein und binden ihn an Ihre Buchhaltung an.
• Laufende Finanzbuchhaltung: Auf Wunsch übernehmen wir die Verarbeitung Ihrer Belege dauerhaft – mit pünktlicher BWA.

Wie die Umstellung bei uns konkret abläuft, lesen Sie auf unserer Seite E-Rechnung bis 1. Januar 2027 umsetzen. Für steuerliche Einzelfragen arbeiten wir eng mit Ihrem Steuerberater zusammen.

Häufige Fragen

Reicht es, eine PDF-Rechnung per E-Mail zu schicken?

Nur noch bis Ende 2026. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen, ab 2028 alle Unternehmen.

Mein Umsatz liegt unter 800.000 €. Muss ich 2027 schon umstellen?

Beim Ausstellen nein, dafür haben Sie bis Ende 2027 Zeit. E-Rechnungen empfangen müssen Sie aber schon seit Januar 2025.

Was passiert, wenn mein Kunde keine E-Rechnung verarbeiten kann?

Alle inländischen Unternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür zunächst aus. Klären Sie die Empfangsadresse am besten vorab mit Ihren Kunden.

Brauche ich eine neue Software?

Nicht unbedingt. Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme beherrschen XRechnung und ZUGFeRD bereits. Wer Rechnungen bisher mit Word oder Excel schreibt, braucht allerdings eine Lösung, die strukturierte Daten erzeugt.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, und zwar im elektronischen Originalformat einschließlich der XML-Daten.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen bei der E-Rechnung steht? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch (Online-Termin, 30 Minuten per Teams, ohne Anmeldung als Gast buchen – oder rufen Sie uns an: 0211-4690720)