Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen – als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Rechnung per E-Mail reicht dann nicht mehr. Ab 2028 gilt das für alle Unternehmen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit Januar 2025.

Für die meisten mittelständischen Unternehmen heißt das: Bis Januar müssen Rechnungsprogramm, Stammdaten, Rechnungseingang und Archivierung stehen.

• Rechnungsausgang: strukturierte E-Rechnungen statt PDF
• Rechnungseingang: XML-Dateien lesen, prüfen, freigeben und buchen
• Archivierung: Originaldateien acht Jahre unveränderbar aufbewahren
• Korrekturen und Gutschriften: ebenfalls als E-Rechnung

Alle Fristen, Ausnahmen und die Neuerungen aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 finden Sie in unserem Beitrag E-Rechnungspflicht 2027: Was mittelständische Unternehmen jetzt tun müssen.

1. E-Rechnungs-Check: Wir prüfen Rechnungsausgang, Rechnungseingang, Software, Stammdaten und Archivierung und zeigen Ihnen, was bis zum 1. Januar zu tun ist – zum Festpreis von 990 € netto, der bei einem Folgeauftrag angerechnet wird.
2. Rechnungsausgang umstellen: Wir aktivieren XRechnung oder ZUGFeRD in Ihrer vorhandenen Software oder finden eine passende Lösung, ergänzen die Kundenstammdaten und verschicken Testrechnungen an Ihre wichtigsten Kunden.
3. Rechnungseingang digitalisieren: Eingangsrechnungen landen in einem zentralen Postfach, werden automatisch ausgelesen, geprüft, freigegeben und in die Buchhaltung übernommen – zum Beispiel mit GetMyInvoices und Candis.
4. Archivierung und Prozesse: Wir sorgen für eine GoBD-konforme Ablage der Originaldateien und legen fest, wer Korrekturen und Gutschriften bearbeitet.
5. Auf Wunsch: laufende Buchhaltung: Wir übernehmen die Verarbeitung Ihrer Belege dauerhaft – mit pünktlicher BWA statt Zahlen von vor drei Monaten.

Steuerliche Einzelfragen klären wir gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.

• Buchhaltung und Prozess aus einer Hand: Wir stellen nicht nur das Format um, sondern sorgen dafür, dass Ihre Belege künftig automatisch verarbeitet werden.
• Erfahrung mit den gängigen Systemen: DATEV, Addison, GetMyInvoices, Candis und weitere.
• Pragmatisch statt Großprojekt: Wir starten mit dem, was bis Januar nötig ist, und bauen den Rest Schritt für Schritt aus.
• Fester Ansprechpartner aus unserem Team, der Ihr Unternehmen kennt.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?

Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Andernfalls ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025.

Reicht es nicht, wenn ich weiter PDF-Rechnungen per E-Mail schicke?

Nein. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Ab Beginn der Pflicht müssen Sie strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwenden.

Was kostet der E-Rechnungs-Check?

Der E-Rechnungs-Check kostet 990 € netto zum Festpreis. Beauftragen Sie uns danach mit der Umsetzung oder der laufenden Buchhaltung, rechnen wir den Betrag an. Das Erstgespräch vorab ist kostenlos.

Brauche ich eine neue Software?

Nicht unbedingt. Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme beherrschen E-Rechnungen bereits. Im E-Rechnungs-Check prüfen wir, was Ihre vorhandene Software kann und ob eine Ergänzung nötig ist.

Schaffen wir das noch bis Januar?

In den meisten Fällen ja, wenn Sie jetzt starten. Für den Rechnungsausgang reicht oft die Aktivierung in der vorhandenen Software. Den digitalen Rechnungseingang bauen wir parallel auf.

Ersetzen Sie meinen Steuerberater?

Nein. Wir kümmern uns um Prozesse, Software und auf Wunsch die laufende Buchhaltung. Steuerliche Fragen und den Jahresabschluss verantwortet weiterhin Ihr Steuerberater, mit dem wir eng zusammenarbeiten.